La transformation numérique offre de nombreux atouts aux PME

La transformation numérique des entreprises de toutes tailles et de tous secteurs est aujourd’hui bien engagée. Et qui dit « transformation numérique», dit forcément « dématérialisation des documents ».

  

 Cependant, malgré les nombreux bénéfices qu'elles pourraient en tirer, les petites et moyennes entreprises ne se sont pas encore réellement penchées dessus. 

 

Quels sont alors les avantages de la dématérialisation pour une entreprise de petite taille ? 

 

Premièrement, les coûts, cheval de bataille des PME et ETI. Passer à la dématérialisation des documents permet en effet de gagner du temps, mais également de l’argent. Ainsi, les coûts internes d’impression, de fournitures, d’affranchissement ou encore de transport sont éliminés, de même que ceux liés au traitement des documents, réduits d’environ 50%. Dématérialiser permet de supprimer les différents exemplaires papiers circulant entre les services et d’automatiser les processus, comme par exemple le passage à la signature électronique. Cela dispense de tâches chronophages, améliore la flexibilité et la productivité des collaborateurs (un traitement plus rapide des documents électroniques conduit à un meilleur suivi et à un risque de perte amoindri) et facilite leur travail (moins de manipulations, de recherche de documents dans des dossiers, des armoires, possibilité de partager des documents avec des tiers, de les envoyer sans avoir à gérer le courrier etc.).

 

La dématérialisation des documents s’inscrit également dans une démarche écologique, puisque l’entreprise tend vers le zéro papier : réduction de l’utilisation de bois et d’eau pour la production de papier, réduction de la production de déchets papier, de déchets liés à l’encre, des émissions de CO2 liées au transport, etc. ce qui lui confère une bonne image de marque, fondamentale pour les PME aujourd’hui.

 

Dématérialiser ses documents se révèle également utile pour une meilleure traçabilité et un meilleur archivage. En effet, les entreprises d’aujourd’hui engrangent des quantités énormes d’informations, et les documents émis directement au format électronique sont plus faciles à traiter et à suivre. Leur conservation à long terme est également plus simple, optimisée et plus sécurisée, grâce aux Systèmes d’Archivage Electronique existants qui peuvent être proposés en mode SaaS c’est à dire sans investissement. Cette conservation peut également être assurée par un tiers de confiance certifié qui prend en charge tous les aspects techniques, normatifs et règlementaires et vous évite toutes les contraintes liées à la protection de ces données contre les cyber-risques et toute suspicion de manipulation, par l’Administration ou la justice, des « preuves » que peuvent constituer ces documents en cas de contentieux.

 

Enfin, la dématérialisation des documents permet aux PME et ETI, en termes de sécurité, d’avoir une meilleure visibilité de l’ensemble des données. Avec une dématérialisation intégrée à leurs processus, les PME et ETI avancent ainsi dans leur démarche de conformité au RGPD.