Système d'Archivage Electronique
La dématérialisation des bulletins de paie

Depuis le 1er Janvier 2017, les entreprises peuvent délivrer systématiquement les bulletins de paie sous format électronique (article D. 3243-7 du Code du Travail) sans accord préalable du salarié, ce qui n’était pas possible auparavant.  

 

Par ce décret, la Loi Travail a cherché à accélérer l’adoption de la dématérialisation, qui offre des avantages en termes de fiabilité, de traçabilité, de temps et de coûts, malgré une certaine appréhension de la part des entreprises et des salariés qu’il faut rassurer, notamment sur les conditions de conservation (accès, localisation, sécurité).


Il s’agit ici de faire en sorte que le bulletin de salaire électronique devienne la norme, comme c’est le cas dans la plupart des autres pays européens, avec des taux d’adoption bien supérieurs à la France : « le taux de dématérialisation atteint en France était de 15 % avant la Loi Travail contre 95 % en Allemagne, 73% en Grande-Bretagne, 57% en Italie et 54 % en Belgique »* (*Rapport public « Pour une clarification du bulletin de paie » remis par Jean-Christophe Sciberras, d’après une étude Solvay et de l’Association nationale des DRH (ANDRH) sur les facteurs de réussite et de freins de la dématérialisation).

 

Premier point important en faveur des bulletins de paie sous format électronique, au-delà des avantages économiques et écologiques : l’organisation. Ils sont en effet centralisés au sein d’un même espace numérique personnel et sont accessibles 24/7 en seulement quelques clics. Il n’y a aucun risque de perte due à des négligences de rangement à la maison. Bien sûr, recevoir sa fiche de paie au format électronique n’est pas obligatoire. À tout moment, si le salarié souhaite revenir au format papier, il lui suffit de le signifier à son employeur.

 

Contrairement aux idées reçues, le bulletin de paie dématérialisé ne peut pas être envoyé par mail, qui n’assure en aucun cas l’intégrité, la confidentialité des données et l’authentification de l’émetteur. Le recours à un Système d’Archivage Electronique (SAE) est donc la solution incontournable, dès lors que celui-ci garantit un archivage des bulletins de paie pendant 50 ans ou jusqu'à ce que le salarié ait atteint l’âge de 75 ans (d’où l’intérêt de choisir un partenaire pérenne, tel qu’un tiers de confiance, certifié, respectant les normes ISO de référence et conservant les données sur le territoire français). Les salariés peuvent également conserver d’autres documents RH dans leur espace numérique personnel, comme leurs contrats, avenants, comptes rendus d’entretiens d’évaluation etc…

 

Lorsque l’employé quitte l’entreprise, cette solution d’archivage présente l’avantage de prendre en compte cette mobilité : il peut ainsi continuer à accéder à son espace numérique personnel et donc à tous ses documents, sans manipulation complexe ou répétitive. Le recours par l’employeur à un prestataire « agréé CPA » (Compte Personnel d’Activité) permettra au salarié de visualiser ses bulletins de salaire générés par ses différents employeurs successifs et cela de manière centralisée sur le même portail que ses documents de formation etc…
D’autre part, si l’entreprise ou le partenaire qui fournit ce service était amené à fermer, les collaborateurs devraient être prévenus au moins trois mois à l’avance pour qu’il aient le temps de récupérer tous leurs documents archivés.