Testez vos connaissances pour réussir votre transformation numérique
Que savez-vous de la transformation numérique des entreprises ?

RGPD, archivage électronique, numérisation des documents, protection et gestion des données sensibles… La transformation numérique est un enjeu majeur et incontournable pour les entreprises, et comprend de nombreuses étapes.

 

 

Vous pensez tout savoir sur le sujet ? Vous croyez avoir réussi votre transformation numérique ? Voici un petit test pour savoir où vous en êtes sur ce sujet, ainsi que sur la conservation électronique des documents.

1. La quantité de documents électroniques traitée varie selon le secteur et la taille de l’entreprise. Certaines, comme les banques, les sociétés de recrutement ou encore la grande distribution, gèrent de très grandes quantités de données à caractère sensible, tandis que des PME ou TPE avec peu de partenaires ou de moyens en traitent beaucoup moins. Dans tous les cas, elles doivent être protégées. Savez-vous comment garantir leur accessibilité, leur sécurité et leur intégrité ?

 

a. Les données doivent être stockées sur un disque dur qui ne quitte pas l’entreprise pour garantir leur accessibilité
b. Les informations confidentielles sont déposées sur un serveur en plus d’être sauvegardées sur plusieurs disques durs pour en garantir la sécurité
c. Les données sont archivées à l’aide d’un Système d’Archivage Electronique

 

2. La confidentialité de certains documents et la gestion de données sensibles exigent de prendre des mesures strictes quant à leur conservation. Avec la mise en œuvre du Règlement Général sur la Protection des Données ou RGPD, la protection des données est devenue essentielle pour l’entreprise. Quelle mesure concrète doit être mise en œuvre dans l’entreprise pour protéger les données personnelles des salariés ?

 

a. Limiter les flux extérieurs
b. Archiver électroniquement ses données et limiter leur consultation à quelques personnes
c. Analyser l’impact relatif à la protection de données dans l’entreprise, contrôlable à tout moment par la CNIL

 

3. Selon l’arrêté du 22 mars 2017, les entreprises ont désormais la possibilité de conserver leurs factures exclusivement sous format électronique jusqu’à la fin de la période de conservation fiscale. Quels sont les avantages de ce décret ?

 

a. La possibilité de conserver ses factures soit au format papier, soit sous format électronique, légalement
b. Une meilleure gestion de la comptabilité, les factures sont plus faciles à consulter
c. La possibilité de détruire les originaux papier des documents fiscaux, le gain de productivité grâce à un archivage dématérialisé, la fiabilité des factures grâce à la signature électronique et au respect des normes en vigueur

 

4. La dématérialisation des documents est un point fort de la transformation numérique des entreprises. Savez-vous quels en sont les atouts ?

 

a. Une plus grande flexibilité dans la gestion des données au quotidien
b. La simplification de l’organisation de l’entreprise et l’impact positif fort sur l’écologie
c. Le gain de temps, la diminution des coûts internes de logistique, l’impact écologique positif avec le zéro papier, une meilleur traçabilité, la possibilité d’archiver électroniquement les données en toute sécurité, une vision globale des données traitées

 

5. Lors de l’archivage de documents, il faut faire attention à leur durée légale de conservation. D’après vous, combien de temps doivent-être conservés les documents RH ?

 

a. L’entreprise a le droit de conserver les documents RH à vie
b. L’entreprise peut conserver tous les documents RH pendant 5 ans
c. Les durées légales de conservation sont différentes selon les types de documents : bulletins de salaire électroniques, contrats de travail ou mises en demeure doivent être gardés 5 ans ; les documents relatifs aux charges sociales doivent être gardés 3 ans

 

6. De quelle certification avez-vous absolument besoin pour garantir un système d’information ayant des exigences de sécurité ?

 

a. le RGPD
b. le label France Cybersecurity
c. la certification ISO 27001

 

7. Quelle est la différence entre Gestion Electronique de Documents et Système d’Archivage Electronique ?

 

a. Il n’y a aucune différence entre les deux
b. Le SAE sert à conserver des documents sans contraintes techniques et la GED est un outil de gestion de documents
c. La GED est un outil logiciel permettant la gestion d’archives courantes qui peuvent évoluer avec le temps et le SAE implique l’archivage des documents finalisés tout en conservant leur authenticité et leur intégrité.

 

 

Réponses :

 

Vous avez obtenu une majorité de a.

Vous savez que la transformation numérique existe mais vous n’en maîtrisez pas les principes. Pour comprendre ses enjeux et ceux de l’archivage électronique des documents, n’hésitez pas à vous rendre sur le site de CDC Arkhinéo.

Vous avez obtenu une majorité de b.

Vous avez une idée de ce que sont la transformation numérique et la dématérialisation des documents mais n’êtes pas complètement au point. Pour approfondir le sujet, vous pouvez aller faire un tour sur notre site. Vous y trouverez des informations sur les dernières exigences en matière de sécurité et de protection des données. Vous pouvez également nous contacter si vous souhaitez être accompagné.

Vous avez obtenu une majorité de c.

Vous vous y connaissez en matière de transformation numérique des entreprises. Si vous avez besoin de plus d’informations sur des sujets plus précis tels que la conservation électronique des documents à long terme, pour vous accompagner dans la transformation numérique de votre entreprise ou simplement pour rester informé sur le sujet, suivez nous sur les réseaux et consultez notre blog.

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