Transformation digitale des collectivités locales, tout savoir
Transformation digitale et collectivités locales : où en sont-elles ?

Les collectivités locales ont entamé leur mutation numérique depuis plusieurs années. Malgré des initiatives de plus en plus nombreuses en matière d’échanges dématérialisés et d’archivage électronique, le Gouvernement constate qu’un grand nombre de collectivités ne se sont pas encore emparées du sujet.

 

 

Les obligations des collectivités locales en matière de numérique

Depuis plusieurs années, l’Etat encourage la modernisation des services publics avec des initiatives pour inciter les collectivités à s’y mettre. Ces dernières ont ainsi peu à peu transformé leurs habitudes de travail pour télétransmettre de plus en plus de pièces : convocation des élus, pièces justificatives de dépenses, de recettes, justificatifs relatifs à l’APA, au RSA,… Et elles ne devraient pas s’arrêter là. Au 1er octobre 2018, dans le prolongement de la réforme initiale datant de 2005 qui n’avait rien imposé aux acteurs mais simplement ouvert la possibilité de répondre de manière dématérialisée aux appels d’offres (ce manque de volontarisme à l’époque, contrairement à d’autres pays, est probablement la source des difficultés actuelles), les procédures de marchés publics seront entièrement dématérialisées.
Et à partir du 1er janvier 2019, les départements, régions et communes de plus de 10 000 habitants auront l’obligation de dématérialiser toutes les pièces justificatives comptables. Des obligations de plus en plus nombreuses et une dématérialisation, donc, qui apporteront un gain de temps aux agents (moins de manipulations, plus aucun tri de documents), une meilleure protection des données, une meilleure traçabilité, des économies d’énergies (transport du courrier et empreinte carbone réduits) et de papier. En effet, selon un rapport de la Cour des Comptes de 2017, les administrations territoriales françaises consomment en moyenne 1 milliard de feuilles papier A4 par an.

 

Stocker n’est pas archiver

Afin d’offrir les mêmes services qu’aux entreprises, le Ministère de la Culture avait permis aux collectivités de mutualiser et externaliser leurs archives chez des tiers agréés à cet effet après audit de conformité aux normes de référence, notamment la norme AFNOR NF Z 42-013 (décret du 17 septembre 2009 – loi du 15 juillet 2008). Car, en effet, de nombreuses collectivités ont encore en tête que stocker leurs documents sur des disques durs externes ou des clés USB était suffisant. Pourtant, en cas de panne, de remplacement de serveurs ou d’archives papiers perdues... la perte est irrémédiable. La conservation de fichiers sur du long terme n’est pas simple. Il faut maintenir l’intégrité du document, la traçabilité des actions effectuées dessus et sa valeur probante. Se tourner vers un tiers de confiance, possédant un agrément pour la conservation des archives publiques courantes ou intermédiaires des collectivités locales, est impératif pour assurer une conservation à long terme des documents électroniques conforme aux exigences réglementaires.

 

Les petites collectivités en retard

Une récente étude de la Direction Interministérielle du Numérique et du Système d’Information et de Communication de l’Etat (DINSIC), portant sur le développement de l’archivage électronique dans les territoires, a permis de « faire état d’une vision relativement bien partagée du concept, des enjeux et des spécificités de l’archivage électronique dans le contexte des collectivités ». Pourtant, un grand nombre, notamment parmi les plus petites, ne se sont pas encore emparées du sujet.

 

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