Archivage électronique, 5 raisons de choisir un SAE
Archivage électronique, les avantages d'un SAE pour assurer sa transformation digitale

Transformation digitale : top 5 des avantages d’un SAE ! 

 

La conservation de documents électroniques est l’une des premières étapes de la transformation numérique des entreprises. Elle permet la mise en place de processus dématérialisés notamment pour les parcours de souscription client (contractualisation, achat de biens et services…). Plusieurs solutions sont disponibles mais seule l’une d’entre elles, le Service d’Archivage Electronique, comporte le maximum de points positifs : sécurité, accessibilité, conservation à long terme, protection des données, conservation de l’intégrité… Voici les avantages principaux de l’utilisation d’un SAE.

 

Un accès instantané à vos fichiers, à tout moment, en toute sécurité, à long terme

Le premier avantage à utiliser un Système d'Archivage Electronique en mode SaaS est qu’il permet à tout utilisateur d’archiver ses documents électroniques sur le long terme et d’y accéder instantanément, à tout moment et en toute sécurité. Les données ainsi archivées et conservent leur valeur probante.

 

Une conservation des documents électroniques de tous types assurée

Le SAE permet de conserver tous types de documents sur le long terme en adaptant leur format aux exigences actuelles, et en les actualisant continuellement selon les normes en vigueur. Le Service d’Archivage Electronique assure la conservation intègre de tous les fichiers qui lui sont confiés : factures, bulletins de salaire, contrats, contrats de travail, souscription de produits d'épargne et de crédit, fichiers de preuve, etc.

 

Des documents archivés dans des data centers hautement sécurisés

Un SAE protège les données qui lui sont confiées dans des data centers hautement sécurisés et situés sur le territoire français. Il garantit ainsi la conformité des documents aux normes légales françaises et européennes.

 

Des archives numériques qui restent la propriété des utilisateurs

Un SAE permet à ses utilisateurs d’archiver des documents électroniques chez un tiers de confiance, tout en en restant leur seul et unique propriétaire. Ce service accompagne leurs projets selon les spécificités des métiers et des documents à conserver sur le long terme.

 

Des documents dématérialisés qui conservent leur intégrité

Utiliser un SAE en mode SaaS garantit l’intégrité des documents archivés : les données conservées ne seront pas modifiées et resteront confidentielles. Aucun traitement n’est effectué sur ceux-ci, excepté leur format qui peut être modifié si besoin (en fonction des normes et des mises à jour) sous le contrôle de leur propriétaire et validé. Le contenu n’est ni regardé, ni analysé, ni altéré. Les métadonnées, qui définissent le document, sont fournies dans un fichier associé à l’objet archivé.