Fin de vie des archives

Lorsque vous confiez vos documents électroniques à CDC Arkhinéo, chacun d’entre eux se voit attribuer une durée de conservation. 

Que se passe-t-il lorsque vos documents atteignent l’échéance de cette durée ? 

 

En fonction de la configuration définie à la mise en place du service, CDC Arkhinéo s’engage à notifier automatiquement au client le fait que certaines de ses archives parviennent à échéance. 

La ou les personnes attitrées* (il est primordial que le nom d’un contact dédié nous ait été communiqué à cette fin) pour la « fin de vie des archives » sont informées des 3 possibilités disponibles qui s’offrent elles, à savoir : 

  • La restitution des archives au client.  Sur demande expresse de celui-ci, l’ensemble de ses archives parvenues à échéance de durée de conservation au cours de l’année civile écoulée et/ou à venir lui sont restituées de manière définitive et ne seront plus disponibles sur les serveurs de CDC Arkhinéo (destruction et délivrance d’une attestation de destruction).
  • La prorogation/conservation des archives par CDC Arkhinéo.  A la demande expresse du client la durée de conservation pourra être prorogée pour une période complémentaire minimale de 1 an aux conditions tarifaires applicables au moment de la demande.
  • La destruction des archives. A défaut de demande expresse de restitution de la part du client, et à l’issue de la durée de conservation définie au contrat, CDC Arkhinéo pourra librement procéder à la destruction de tout document électronique archivé, dont la restitution ou la prorogation n’aurait pas été demandée.

En plus de ces alertes et dispositions contractuelles, il vous est possible de vérifier à tout moment par vous-même si des archives arrivent prochainement à échéance et cela grâce au portail MyArkhineo. En effet, dans MyArkhineo, l’onglet statistiques, vous permet de définir les critères d’éxecution d’une statistique de type « personnalisée » afin de connaitre le nombre de vos archives arrivant à échéance à une date précise et vous permet également de les identifier. 

Cette fonctionnalité vous permet ainsi d’anticiper vos actions et décisions relatives au cycle de vie des archives sans avoir à attendre de recevoir les notifications annuelles de CDC Arkhinéo. 

 

*les personnes attitrées sont les personnes définies par nos clients lors de la mise en place du contrat d’archivage.

NB : nous vous invitons donc à nous communiquer toute mise à jour concernant les interlocuteurs faute de quoi nous ne serions pas en mesure de vous faire parvenir ces notifications.