CDC Arkhineo propose le partage d’archive

Dans certains cas de figure, il peut être nécessaire de fournir un accès aux éléments archivés à des personnes qui ne possèdent pas de compte MyArkhineo

 

  

Suite à un recours contentieux, ou un audit, le service juridique d’une entreprise peut avoir besoin d’accéder à certains éléments (factures, contrats, F.E.C etc.) par exemple. 

 

Le partage d’archive permet de transférer plusieurs archives à une personne ne possédant pas de compte sur le portail MyArkhineo. Cela permet d’éviter d’envoyer les pièces par email et de rencontrer des problèmes de taille du courriel, de sécurité, de limitation des accès et de traçabilité.

 

Le partage d’archive est une option à activer faisant l’objet de droits spécifiques que l’AEC (Administrateur d’Espace Client) attribue à un utilisateur. Pour des raisons de sécurité, l’AEC doit, dans un premier temps, définir les utilisateurs bénéficiant de ce droit de partager des archives avec des tiers et il doit également définir les espaces concernés (un compartiment, une section etc.).

 

L’utilisateur bénéficiant ainsi de ces droits, peut donc partager pendant une durée déterminée (max 90 jours) une ou plusieurs archives avec un tiers en fournissant obligatoirement son adresse email et son numéro de téléphone mobile afin de permettre un accès en authentification multi-facteurs.

 

Un email comprenant un lien pour accéder au portail est envoyé au destinataire. Le lien de partage est valide pendant une durée de 30 jours.  Le numéro de téléphone mobile permet la double authentification par SMS.  Lors de sa première connexion, l’utilisateur externe doit créer un compte afin de le pérenniser. Toujours dans objectif de sécurité, la méthode de double authentification par SMS sera utilisée à chaque connexion.

 

Le destinataire peut donc désormais accéder aux documents mis en partage. Il peut également consulter les éléments de preuves associés (attestation de conformité et le conteneur archive complet au format XML c’est-à-dire le document archivé mais aussi les métadonnées applicatives et les éléments de preuve).