End of life of archive

When you entrust your electronic documents to CDC Arkhineo, each of them possess a specific retention period. 

What happens once the documents reach their due date? 

 

Depending on the configuration establish during the service’s setting up, CDC Arkhinéo commits to notify automatically to the customer the fact that some of his archives reach term.

 

Persons appointed* for the “end life of archive” are informed of the 3 following possibilities: 

• Archives restitution to the customers: on demand of the customer, the archives in their entirety which will reach the end of the retention period will be definitively return to the customer and will not be on CDC Arkhineo servers anymore. (destruction and delivery of a destruction certificate). 

• Extension of the archives preservation by CDC Arkhineo. On demand of the customer, retention period can be increased for a minimal duration of 1 year and to the pricing conditions which apply at the time of the demand.

• Archives destruction. In the absence of a customer demand, CDC Arkhinéo will proceed to the destruction of the archives within the period defined in the contract.

 

In addition to these alerts, you can also check by yourselves the archives which will reach their due date. Statistic tab on MyArkhineo allows you to create a statistic in order to know the numbers and to identify the archives arriving at the end of the retention period. 

This functionality allows you to anticipate your action before receiving CDC Arkhineo’s notifications. 

 

*persons appointed are the person defined by our customers during the contract redaction. We invite you to tell us any update of status concerning you dedicated employee, to be able to send you the notifications. 

 

 

En fonction de la configuration définie à la mise en place du service, CDC Arkhinéo s’engage en janvier de chaque année à notifier au client :

  • Les archives parvenues à échéance de leur durée de conservation au cours de l’année écoulée,
  • Les archives qui parviendront à échéance de leur durée de conservation au cours de l’année à venir.

La ou les personnes attitrées* (il est primordial que le nom d’un contact dédié nous ait été communiqué à cette fin) pour la « fin de vie des archives » sont informées des 3 possibilités disponibles qui s’offrent elles, à savoir : 

  • La restitution des archives au client.  Sur demande expresse de celui-ci, l’ensemble de ses archives parvenues à échéance de durée de conservation au cours de l’année civile écoulée et/ou à venir lui sont restituées de manière définitive et ne seront plus disponibles sur les serveurs de CDC Arkhinéo (destruction et délivrance d’une attestation de destruction).
  • La prorogation/conservation des archives par CDC Arkhinéo.  A la demande expresse du client la durée de conservation pourra être prorogée pour une période complémentaire minimale de 1 an aux conditions tarifaires applicables au moment de la demande.
  • La destruction des archives. A défaut de demande expresse de restitution de la part du client, et à l’issue de la durée de conservation définie au contrat, CDC Arkhinéo pourra librement procéder à la destruction de tout document électronique archivé, dont la restitution ou la prorogation n’aurait pas été demandée.

En plus de ces alertes et dispositions contractuelles, il vous est possible de vérifier à tout moment par vous-même si des archives arrivent prochainement à échéance et cela grâce au portail MyArkhineo. En effet, dans MyArkhineo, l’onglet statistiques, vous permet de définir les critères d’éxecution d’une statistique de type « personnalisée » afin de connaitre le nombre de vos archives arrivant à échéance à une date précise et vous permet également de les identifier. 

Cette fonctionnalité vous permet ainsi d’anticiper vos actions et décisions relatives au cycle de vie des archives sans avoir à attendre de recevoir les notifications annuelles de CDC Arkhinéo. 

 

*les personnes attitrées sont les personnes définies par nos clients lors de la mise en place du contrat d’archivage.

NB : nous vous invitons donc à nous communiquer toute mise à jour concernant les interlocuteurs faute de quoi nous ne serions pas en mesure de vous faire parvenir ces notifications.