Un environnement légal français en faveur de l'archivage électronique

La loi de mars 2000 (modifiant l’Article 1316 du Code Civil), a introduit en Droit (notamment dans le Droit de la Preuve) la notion d’écrit électronique et sa recevabilité comme preuve à certaines conditions. 

Les contraintes légales (et fiscales) de conservation de documents originaux électroniques sont les mêmes que celles qui existaient pour les documents papier (ce que l’on appelle souvent « archivage légal »), mais à cela s’ajoutent des exigences spécifiques à la conservation d’archives électroniques notamment le maintien de l’intégrité de ces documents pendant tout la durée des obligations de conservation.

En cas de contentieux ou de contrôle d’une Administration impliquant un document, c’est bel et bien l’original qu’il convenait de produire, et une copie numérique d’un document papier n’avait pas la même force probante que l’original papier. En 2016, la législation a connu une évolution majeure permettant la recevabilité de copies numériques de documents originaux sous forme papier, grâce à :

1. L’introduction d’un Article 1379 au Code Civil établissant qu’une copie « fiable » a la même force probante que l’original et qu’est « présumée fiable jusqu’à preuve du contraire toute copie résultant d’une reproduction à l'identique de la forme et du contenu de l'acte, et dont l'intégrité est garantie dans le temps par un procédé conforme à des conditions fixées par décret en Conseil d'État »,

2. La parution d’un Décret en date du 5 Décembre 2016 précisant les 6 conditions à remplir pour qu’une copie numérique d'un document originellement sur papier soit une copie fiable recevable :

- L’horodatage de cette copie (via un « cachet électronique » ; au sens du règlement (UE) n° 910/2014 du Parlement européen - Règlement eIDAS,

- L’intégrité de cette copie (via un « cachet électronique » + une empreinte ou une signature électronique ; dans les 2 cas au sens règlement (UE) n° 910/2014 du Parlement européen - Règlement eIDAS),

- La conservation des dites copies électroniques dans des conditions propres à éviter toute altération de leur forme ou de leur contenu. 

- La conservation des empreintes et les traces générées en application des 2 exigences précédentes sont conservées aussi longtemps que la copie électronique et dans des conditions ne permettant pas leur modification

- L’accès aux dispositifs de reproduction et conservation fait l’objet de mesures de sécurité appropriées,

- La conservation de la documentation décrivant les dispositifs et mesures prévues aux exigences précédentes, et cela aussi longtemps et dans les mêmes conditions que la copie électronique ainsi créée. 

3. La modification des Articles A 102-b1 et L 102B du Livre de Procédures Fiscales qui permet à compter du 1er Avril 2017, la remise à l’Administration Fiscale, en cas de contrôle, de versions numériques des documents originaux papier selon les mêmes principes que ceux indiqués à l’Article 1379 du Code Civil, mais si sur ce sujet le principe est posé, le Décret définissant les exigences à respecter s’agissant de cette copie numérique de documents « fiscaux » (factures tickets de caisse, bons de livraison etc…) n’a, à ce jour, pas encore été publié.

Lorsque cela sera le cas, probablement d’ici quelques semaines, cela signifiera que l’original papier pourra être détruit si la numérisation et la conservation de ces copies numériques sont réalisées selon les exigences qui s’appuient :

- Pour l’horodatage + le cachet ou la signature électronique, sur le règlement européen eIDAS (

- Pour la conservation intègre et sécurisée, sur les normes en vigueur (à savoir pour la France la norme AFNOR Z42-013 et sa certification de conformité dénommée NF 461). 

 

NB : Il est important de noter que pour le droit fiscal (factures, tickets de caisse, bons de livraison, bordereaux d’expédition etc…) il est nécessaire de conserver l’original papier tant que le Décret attendu n’a pas été publié.