transformation numérique des entreprises : tout savoir et tout comprendre

Connaissez-vous bien les nouveaux outils de la transformation numérique ?

Avec la transformation numérique des entreprises, de nouveaux usages ont été mis en place pour faciliter la vie et les pratiques des entreprises dans le numérique : outils, services, mais aussi réglementations…

 

La transformation numérique des entreprises a permis l’émergence de nouveaux outils, de nouvelles pratiques mais également de nouvelles règles. Service d’Archivage Electronique pour conserver ses documents, logiciels en mode SaaS pour simplifier les services, cloud computing pour fournir des solutions informatiques sur Internet ou encore RGPD pour protéger les données personnelles… Il est donc nécessaire pour toute entreprise de connaître ces nouveaux usages sur le bout des doigts.

 

1) Il existe plusieurs façons de conserver des documents, et chacune a ses propres avantages et inconvénients. Une entreprise peut sauvegarder des fichiers sur un disque dur, mais également les stocker grâce à la GED, ou Gestion Documentaire Electronique, ou les conserver au sein d’un SAE. Quelles sont les caractéristiques d’un Système d’Archivage Electronique ?

a. Un SAE permet d’archiver des documents sur le long terme en conservant leur valeur probante, et de pouvoir y accéder instantanément, à tout moment et en toute sécurité.

b. Un SAE permet de conserver des fichiers sur un ordinateur à proximité, pour un accès à tout moment et par tous les employés d’une entreprise, sur le long terme.

c. Un SAE stocke des documents dans un centre de données protégé, auquel on peut avoir accès avec une autorisation écrite.

 

2) L’essor des nouvelles technologies et des entreprises de services a fait émerger de nouvelles manières de travailler, et de nouvelles solutions pour les sociétés, telles que les logiciels en mode SaaS. Comment fonctionne le mode SaaS ?

a. Un logiciel en mode SaaS est un logiciel permettant de stocker des fichiers sur des serveurs informatiques distants par l’intermédiaire d’un réseau, généralement internet.

b. Un SAE permet de conserver des fichiers sur un ordinateur à proximité, pour un accès à tout moment et par tous les employés d’une entreprise, sur le long terme.

c. Un SAE stocke des documents dans un centre de données protégé, auquel on peut avoir accès avec une autorisation écrite.

 

3) Le cloud computing connaît depuis quelques années un essor phénoménal, et de plus en plus d’entreprises s’en servent. Il s’agit de la fourniture de services informatiques tels que des serveurs, du stockage, des bases de données, via Internet, afin d’offrir une innovation plus rapide et de faire des économies d’échelle. Quels sont les avantages du cloud computing ?

a. La conservation de l’intégrité des documents à long terme, en toute sécurité.

b. La protection des données personnelles, en conformité avec le RGPD.

c. La réduction des coûts, l’accessibilité et la disponibilité des services, la réversibilité garantie des données.

 

4) Le RGPD, ou Règlement Général sur la Protection des Données, est entré en vigueur le 25 mai 2018. Il s’agit d’un règlement européen qui encadre la collecte et le traitement des données personnelles. Quelles sont les premières étapes de la mise en conformité ?

a. Selon le RGPD, chaque entreprise européenne doit signer un contrat avec ses employés garantissant qu’elle n’utilisera pas leurs données personnelles à d’autres fins que celles prévues.

b. Les entreprises doivent désigner un délégué à la protection des données, cartographier Le traitement des données personnelles et prioriser les actions à mener.

c. Les entreprises doivent désigner un pilote qui rapportera à la CNIL tous les manquements observés au sein de l’entreprise sur la protection des données (fuite, cyber menaces, perte de données personnelles, etc…

 

REPONSES :

1-a : le SAE assure la conservation intègre et à long terme de tout type de documents électroniques, auxquels on peut avoir accès en toute sécurité, à tout moment.

2-b : le mode SaaS, littéralement Logiciel en tant que Service, permet de ne pas acquérir et installer un logiciel, mais de s’y abonner à distance (gestionnaire de relation client, visioconférence, messagerie etc.)

3-c : l’exemple le plus parlant de cloud computing est Google Drive, où l’on peut stocker ses fichiers en toute sécurité, les ouvrir et les modifier à partir de n’importe quel appareil.

4-b : le RGPD est un cadre réglementaire pour les entreprises traitant des données personnelles des citoyens européens. En cas de non conformité, les sanctions sont sévères.

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