Comprendre la signature électronique en entreprise

5 préjugés sur la signature électronique

La signature électronique est de plus en plus adoptée par les entreprises, mais son utilisation est freinée par des idées reçues : pas de valeur légale, coût élevé, perte de temps, même valeur qu’une photo… Décryptage de 5 préjugés sur l’e-signature.

 

La signature électronique se développe à toute vitesse au sein de plus en plus d’entreprises. Modernité, simplicité, facilité d’utilisation mais aussi sécurité, les avantages sont nombreux, mais son adoption est freinée par des idées reçues sur sa valeur légale ou son coût. Décryptons cinq faux préjugés sur la signature électronique.

 

1) En Europe la valeur juridique de la signature électronique n’est pas la même que celle de la signature manuscrite

Pour qu’une signature électronique soit valable légalement, elle doit avoir été délivrée par un tiers de confiance possédant la qualification eIDAS. Cette qualification est reconnue au sein de l’Union Européenne et fixe le cadre de sa reconnaissance et de sa standardisation dans les pays membres. L’article 25-2 précise que « l’effet juridique d’une signature électronique qualifiée est équivalent à celui d’une signature manuscrite ». Les documents signés électroniquement sont archivés avec une valeur probatoire : ils sont donc plus sécurisés et plus fiables qu’un document papier avec une signature manuscrite falsifiable.

 

2) Le passage à la signature électronique coûte cher

Bien que le coût d’une signature manuscrite soit, de l’avis général, négligeable, les coûts d’impression du document, d’affranchissement, de scan, d’archivage ou de classement sont également à prendre en compte. La signature électronique permet de réduire les délais et de simplifier la mise en place technique. Selon une étude du cabinet d’analyste Forrester, l’utilisation de l’e-signature permettrait d’améliorer de 90% le nombre de dossiers incomplets et de gagner 2,2 heures de productivité par contrat. Malgré l’investissement que coûte la mise en place, les gains sont finalement conséquents.

 

3) Une signature manuscrite scannée ou prise en photo a la même valeur qu’une signature électronique

La signature électronique n’est pas une signature « visuelle », mais est composée d’une suite de caractères numériques, une empreinte unique, propre à chaque document et inaltérable. Sa validité n’est apportée que par un prestataire de confiance, qui doit pouvoir identifier le ou les signataires et bloquer toute modification ultérieure du document. Ces éléments sont regroupés dans un fichier de preuve, joint au document signé, qui sert à apporter la charge de preuve devant un tribunal. Un document scanné sans process de certification n’a donc aucune valeur juridique.

 

4) La mise en place de la signature électronique est compliquée et prend du temps

L’environnement juridique de la signature électronique peut être perçu comme compliqué mais quelques clics suffisent à envoyer un contrat signé électroniquement. Les solutions en matière de signature électronique sont 100% cloud, en mode SaaS, et disponibles depuis n’importe quel navigateur. Le temps de déploiement est l’un des plus faibles et s’inscrit souvent dans le cadre d’une refonte du système d’information.

 

5) La signature électronique ne sert qu’à signer des contrats à distance

La e-signature n’est pas réservée qu’à la signature de contrats à distance. Les avantages sont nombreux et identiques, même en face à face : gain de temps, modernisation de l’image de l’entreprise, économies, confort et simplicité d’utilisation. La proposition commerciale et la signature ne sont plus séparées, tout est fait lors d’un seul et même rendez-vous. Le taux de conversion des clients augmente grâce à la rapidité de l’acte. Elle a déjà été mise en place avec succès dans les secteurs de la banque, de l’assurance ou encore de l’immobilier.

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