RGPD, les sanctions en cas de non-conformité

Notes de frais, factures, contrats… pourquoi les archiver ?

 

L’archivage électronique à valeur probante est l’une des étapes clés de la transformation numérique des entreprises. Faire appel à un prestataire de SAE est souvent indispensable pour un archivage électronique de qualité.

 

L’émergence des nouvelles technologies et les avancées en matière de dématérialisation de tout type de document facilite le passage au tout numérique. C’est aussi le cas pour l’archivage électronique. De plus en plus utilisé par les entreprises et les particuliers au vu de ses nombreux avantages : simplicité, accessibilité, traçabilité, fiabilité…

 

Pourquoi choisir l’archivage électronique à valeur probante ?

L’archivage électronique à valeur probant répond à plusieurs besoins et obligations fiscales et légales, en plus d’avoir un coût moins important que l’archivage papier. Il permet de conserver des documents sous format électronique sur une longue durée, tout en les rendant accessibles à tout moment et de n’importe où. Cette technique a d’autres avantages sur l’archivage traditionnel : l’archivage électronique permet une authentification forte et une sécurité renforcé ; il permet de tracer toutes actions effectuées et garantit l’intégrité des documents sur toute la durée de leur conservation. Les récentes lois qui promulguent la dématérialisation des échanges ont encouragé l’archivage électronique à valeur probante en autorisant les entreprises à détruire les originaux papiers.

 

Quel type de document peut-on archiver ?

Théoriquement, tous les documents sont potentiellement archivables : les factures, les documents contractuels, les bulletins de paie, les notes de frais, prêts, états comptables, etc. Au sein d’une entreprise, il est nécessaire de les trier et de les classer pour archiver les documents qu’il faut absolument conserver. Attention également : l’arrêté du 22 mars 2017 autorise les entreprises à détruire les originaux papiers de certains documents, mais d’autres doivent être conservés de façon traditionnelle.

 

Quelle solution pour bien archiver ses documents ?

L’archivage de documents électroniques est l’une des étapes nécessaires à toute entreprise en pleine transformation numérique. Il permet d’optimiser le temps, le management et les coûts et favorise l’efficacité des logiciels de gestion de frais professionnels. Faire appel à un prestataire certifié qui fournira un Service d’Archivage Électronique s’avère le plus souvent indispensable : il mettra toutes ses ressources au service de la protection et de la sécurité des documents mais connaît également tout l’environnement légal de l’archivage électronique. Par exemple, les durées de conservation sont différentes selon le type de document archivé. L’archiveur électronique respectera les trois grands principes d’authenticité (toutes les informations contenues dans le document papier se retrouvent sur le document numérique), d’intégrité (le document électronique n’est ni modifié ni dénaturé et est conforme au document source) et d’intelligibilité du document (il doit être lisible et respecter les formats imposés par l’administration fiscale).

 

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