tout savoir sur les documents à conserver et archiver

Nettoyage de printemps des données : quels documents archiver et conserver ?

 

Toute entreprise qui veut trier ses documents doit savoir ceux qui doivent être archivés et ceux qu’il n’est pas utile de conserver. Autre élément essentiel : la durée de conservation des données.

 

Chaque année, les entreprises procèdent au nettoyage de leurs serveurs et archives. Attention cependant, il est absolument nécessaire de savoir quels documents conserver et pendant combien de temps, en cas de vérification administrative.

 

Quels documents conserver ?

Pour faire face aux vérifications administratives (inspection du travail, administration fiscale, Urssaf…), il est nécessaire pour les entreprises de conserver et d’archiver certains documents.
Parmi ceux à conserver : les bulletins de paie, les factures, les quittances
Pour être valable, chaque document doit préciser la date, la nature, le montant de l’opération et l’identification du client.

 

Combien de temps doit-on archiver des documents ?

Le délai légal de conservation d’un document dépend de son type et de son domaine (logement, assurance, banque, véhicule…) Les durées préconisées sont des durées minimales, et correspondent aux délais durant lesquels une personne physique ou morale peut exercer un droit ou se voir réclamer quelque chose. Par exemple, un contrat doit être conservé pendant 5 ans, une déclaration d’impôt sur le revenu 6 ans et un titre de propriété 30 ans.

 

Pourquoi archiver ses documents ?

L’archivage des documents est la solution pour protéger le patrimoine d’une entreprise en conservant les informations relatives à son activité. Il permet aussi aux collaborateurs de disposer de tous les documents administratifs depuis sa création. L’archivage des données a donc un double bénéfice : sécuriser les documents clés d’une organisation et répondre à des obligations de conservation des données. Attention à ne pas confondre stocker et archiver ! Quand on stocke, il s’agit seulement de regrouper des fichiers informatiques dans un espace, qui ont vocation à être utilisés au quotidien. Il n’y a donc aucune sécurité et les documents stockés n’ont pas de valeur probante.

 

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