Archivage électronique, le tour des idées reçues

Quatre idées reçues sur l’archivage électronique

 

L’archivage électronique est l’un des piliers de la transformation numérique et de la cybersécurité, mais certaines entreprises hésitent à passer le pas à cause de certaines idées reçues.

 

L’archivage est l’une des étapes les plus importantes de la transformation numérique des entreprises. Pourtant, certains de ses aspects restent méconnus et donnent lieu à des idées reçues. Tour d’horizon de certains préjugés sur l’archivage électronique.

 

Les documents sont-ils archivés en Europe ?

On pourrait croire que les documents confidentiels sont archivés par de grandes sociétés américaines telles que Microsoft et autres GAFA. Mais la réglementation eIDAS oblige les données des organisations européennes à être archivées sur le sol européen. Une société française peut très bien conserver ses documents en Allemagne et inversement. Bien sûr, la dimension culturelle pousse les entreprises à archiver électroniquement dans leur propre pays.

 

Les documents archivés deviennent-ils la propriété du prestataire ?

Une idée reçue sur l’archivage électronique : les documents archivés par un prestataire de Système d’Archivage Électronique deviennent la propriété de ce dernier. C’est faux : les documents appartiennent aux clients, il ne s’agit pas d’un transfert de propriété. Le prestataire de SAE n’est là que pour s’assurer de leur protection et leur sécurité.

 

Les documents archivés sont-ils toujours accessibles ?

Les documents archivés électroniquement au sein d’un Système d’Archivage Électronique sont accessibles à tout moment et de n’importe où. Il suffit pour cela que le demandeur ait les autorisations nécessaires.

Les documents archivés sont-ils modifiables par leur propriétaire ?

Le principe de l’archivage électronique à valeur probante est que les documents conservés ne sont pas modifiables ni supprimables, à moins d’en faire la demande officielle. Lorsqu’ils sont archivés au sein d’un SAE, ils sont totalement protégés et conservent ainsi leur valeur probatoire : ils peuvent être présentés dans un dossier de preuve lors d’un contrôle administratif, et sont assurés de n’avoir pas été altérés.

 

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